Ön Muhasebe Nedir? Cari Hesap, Fatura ve Çek-Senet Takibi

Ön muhasebe; müşteri ve tedarikçi carilerinin, faturaların, tahsilat ve ödemelerin, kasa ve banka hareketlerinin ve çek/senet vadelerinin günü gününe kaydedilmesidir. Amacı üç soruya her an doğru cevap vermektir: Kimden ne kadar alacağım var? Kime ne kadar borcum var? Önümüzdeki haftalarda kasaya ne girecek, ne çıkacak? Ön muhasebe mali müşavirinizin işinin yerini tutmaz; ona ve size düzenli, güvenilir veri sağlar.

Ön muhasebe ile genel muhasebe arasındaki fark

Genel muhasebe; yasal defterleri, hesap planını, beyannameleri, bordroyu ve mali tabloları kapsar ve çoğu küçük işletmede mali müşavir tarafından yürütülür. Ön muhasebe ise işletmenin günlük ticari hareketidir: cari hesaplar, satış ve alış faturaları, tahsilat ve ödemeler, kasa ve banka hesapları, çek ve senet portföyü, cari ekstre ve yaşlandırma raporları.

Kısacası ön muhasebeyi siz tutarsınız; mali müşaviriniz bu kayıtları resmî defterlere ve beyannamelere dönüştürür.

İş	Genellikle kim yapar?
Cari bakiyeler, fatura, tahsilat ve ödeme kaydı	İşletme (ön muhasebe)
Çek/senet vade takibi, müşteri ekstresi, mutabakat	İşletme (ön muhasebe)
Yasal defterler, beyannameler, bordro	Mali müşavir / genel muhasebe
e-Fatura, e-Arşiv gibi resmî belge yükümlülükleri	Mali müşavirinizle birlikte belirlenir

Cari hesap: her şeyin temeli

Cari hesap, bir müşteri ya da tedarikçiyle olan tüm ticari hareketin tek kartıdır. Bakiye basit bir mantıkla oluşur: kestiğiniz satış faturası müşteriyi borçlandırır, aldığınız tahsilat alacaklandırır. Tedarikçi tarafında ise tersi geçerlidir. Bir cariyi doğru kurmak için:

• Kimlik ve vergi bilgilerini eksiksiz girin: unvan, vergi numarası, vergi dairesi, iletişim bilgileri.
• Varsayılan vadeyi tanımlayın. "30 gün vadeli" çalıştığınız müşterinin her faturası kendiliğinden doğru vade tarihini almalıdır.
• Risk limiti belirleyin. Bakiyesi limiti aşan müşteriyi yeni siparişten önce görmek, tahsilat sorununu büyümeden yakalar.
• Devir bakiyesiyle başlayın. Sisteme yıl ortasında geçiyorsanız her carinin açılış bakiyesini bir kez, belirli bir tarihle girin.

Fatura: taslak, kesildi, iptal ama asla silme

Fatura kaydında en sık yapılan hata, kesilmiş bir belgeyi "düzeltmek" için silip yeniden oluşturmaktır. Böyle yapıldığında numara sırasında boşluk oluşur ve geriye dönük kontrol zorlaşır. Sağlıklı bir süreç şöyle işler:

• Fatura kalem kalem taslak olarak hazırlanır; ara toplam, KDV ve genel toplam tek yerden hesaplanır.
• Kontrol edilen fatura kesilir ve numarasını alır; bu andan sonra tutarı değiştirilmez.
• Hata varsa fatura gerekçesi yazılarak iptal edilir ve doğru belge yeniden düzenlenir. Kayıt ve numara yerinde kalır, iz kaybolmaz.

Resmî fatura düzenleme yükümlülükleriniz (e-Fatura, e-Arşiv vb.) için mali müşavirinize danışın; ön muhasebe kaydı bu yükümlülüklerin yerine geçmez.

Tahsilat ve ödeme

Her tahsilat ve ödeme iki hesabı birlikte etkiler: müşterinin ya da tedarikçinin carisini ve paranın girdiği ya da çıktığı kasa veya banka hesabını. Dikkat edilecek noktalar:

• Tahsilatı mümkünse ilgili faturaya bağlayın; böylece hangi faturanın açık, hangisinin kısmen tahsil edildiği görünür.
• Faturadan önce gelen para avans olarak cariye yazılır; eşleştirme sonra yapılır.
• Ödeme yöntemini (nakit, havale/EFT, kredi kartı, çek, senet) her zaman kaydedin.
• Hatalı bir tahsilatı düzeltmek için geçmişi değiştirmek yerine kaydı iptal edip doğrusunu girin.

Çek ve senet takibi: vadesi gelmeden para değildir

Türkiye'de vadeli çek ve senet ticari hayatın olağan bir parçasıdır ve ön muhasebede en çok hata yapılan alanlardan biridir. Temel kural şudur: vadesi gelmemiş evrak, kasadaki para değildir.

• Çeki veya senedi alındığı gün kaydedin: kimden alındığı, tutarı, vade tarihi ve varsa banka bilgisi.
• Vadesi gelmemiş evrak portföyde görünür ama nakit bakiyenize eklenmez; aksi hâlde kasanız olduğundan zengin görünür.
• Vade tarihine göre sıralı bir liste tutun; önümüzdeki haftalarda tahsil edilecek ve ödenecek evrakı ayrı ayrı görün.
• Vade günü geldiğinde evrak kasa veya banka hesabına işlenir.

Ciro, karşılıksız çek ve protesto gibi durumların hukuki ve muhasebe sonuçları için mali müşavirinizden ve gerekirse hukuk danışmanınızdan destek alın.

Cari ekstre ve yaşlandırma raporu

Cari ekstre, bir carinin belirli bir dönemdeki tüm hareketlerini tarih sırasıyla ve yürüyen bakiyesiyle gösterir. Müşterinizle ya da tedarikçinizle bakiye mutabakatı yapmanın en pratik yoludur: ekstreyi gönderirsiniz, iki tarafın kayıtları hareket hareket karşılaştırılır, fark varsa nereden geldiği bulunur.

Yaşlandırma raporu ise açık alacakları vadesine göre gruplar: vadesi gelmemiş, 1–30 gün geçmiş, 31–60 gün, 61–90 gün ve daha eski. Tahsilat önceliğini belirlemenin en hızlı yoludur; en eski alacaktan başlayarak arama listesi çıkarırsınız.

Nakit akışını görmek

Nakit akışı tahmini için karmaşık bir modele gerek yoktur, düzenli veri yeterlidir. Her hafta şu dört kalemi yan yana koyun:

1. Bugünkü kasa ve banka bakiyeleri
2. Vadesine göre tahsil edilecek fatura alacakları
3. Vadesine göre ödenecek tedarikçi borçları
4. Portföydeki çek ve senetlerin vade tarihleri

Bu tablo, "ay sonunda maaşları ve tedarikçi ödemelerini karşılayabilecek miyiz?" sorusunu ay sonu gelmeden cevaplar.

Hangi aşamada ön muhasebe programı gerekir?

Birkaç müşteri ve az sayıda faturayla çalışan bir işletme bir süre Excel'le idare edebilir. Şu işaretler görünmeye başladığında ayrı bir programa geçme zamanı gelmiştir:

• Bir müşterinin bakiyesini öğrenmek için mali müşavirinizi aramanız gerekiyor.
• Çek ve senet vadeleri bir defterde ya da tek bir kişinin aklında.
• Kısmi tahsilatlar yüzünden hangi faturanın açık olduğu belirsiz.
• Satış ekibi, müşterinin ne kadar borcu olduğunu bilmeden yeni sipariş alıyor.

Ön muhasebe programı, resmî defterleri tutan muhasebe yazılımının ve mali müşavirinizin yerini almaz. Ancak kayıtlar düzenli olduğunda ay sonu devri hızlanır, yanlış anlaşılmalar azalır.

VOLTR'de nasıl işliyor?

VOLTR ERP modülü ön muhasebenin bu temel akışına odaklanır:

• Cari hesaplar: müşteri, tedarikçi, kasa ve banka hesapları aynı listede. Varsayılan vade, faturanın vade tarihini belirler; risk limitini aşan cari işaretlenir (satışı engellemez). Her cari için bir kez devir bakiyesi girilir.
• Faturalar: satış ve alış faturaları kalemli hazırlanır, taslaktan kesilir ya da gerekçeyle iptal edilir. Kesilmiş fatura silinmez; tahsilatı olan fatura iptal edilemez. Vadesi geçmiş satış faturaları ayrıca işaretlenir.
• Tahsilat ve ödeme: nakit, havale, kredi kartı, çek ve senet. Faturaya bağlamak isteğe bağlıdır; fazla tutar avansa döner.
• Çek ve senet: evrak alındığı gün kaydedilir; vadesi gelmemiş evrak portföyde görünür, bakiyeye girmez; kasa bacağı vade gününde otomatik işlenir.
• Cari ekstre: hareketler, yürüyen bakiye ve dönem özetiyle; tarayıcıdan yazdırılabilir.
• Raporlar: yaşlandırma, tahsilat ve kasa/banka.
• CRM bağlantısı: cari hesap CRM modülündeki şirket kaydına bağlanabilir; satış ve tahsilat aynı platformda izlenir.
• Tek izin grubu: finans ekranlarını kimin göreceğine siz karar verirsiniz.

Yasal defterler, beyannameler ve e-belge yükümlülükleri mali müşavirinizle yürümeye devam eder.

Sık sorulan sorular

Ön muhasebe ile genel muhasebe aynı şey mi?

Hayır. Ön muhasebe günlük ticari kayıtlardır: cari, fatura, tahsilat, kasa ve banka. Genel muhasebe bu kayıtları yasal defterlere ve beyannamelere dönüştürür.

Ön muhasebe programı kullanırsam mali müşavire ihtiyacım kalır mı?

Evet, kalır. Program size ve mali müşavirinize düzenli veri sağlar; yasal yükümlülükler ve beyannameler onun uzmanlık alanıdır.

Vadesi gelmemiş çek kasaya eklenir mi?

Eklenmemelidir. Portföyde izlenir, vade günü geldiğinde kasa ya da banka hesabına işlenir.

Yıl ortasında başlayabilir miyim?

Evet. Her cari için belirli bir tarihli devir bakiyesi girer, sonraki hareketleri sistem üzerinden kaydedersiniz.

Cari ekstre ne işe yarar?

Müşterinizle ya da tedarikçinizle bakiye mutabakatı yapmanızı sağlar; iki tarafın kayıtları arasındaki farkı hareket hareket gösterir.

Cari, fatura ve tahsilatı tek yerde görmek için ücretsiz VOLTR hesabınızı açın ve ERP'yi uygulamadaki Abonelik bölümünden ekleyin. Güncel modül fiyatları fiyatlandırma sayfasında yer alır.