Praćenje potraživanja i faktura: vodič za mala preduzeća

Praćenje potraživanja i faktura znači da redovno, dan za danom, evidentirate stanje kupaca i dobavljača, fakture, naplate i plaćanja, promet blagajne i banke i rokove dospijeća čekova i mjenica. Kad se vodi uredno, ta evidencija u svakom trenutku odgovara na tri pitanja: ko nam duguje, kome mi dugujemo i koliko novca ćemo imati narednih sedmica? Ona ne zamjenjuje vašeg računovođu, ali i njemu i vama daje uredne, ažurne podatke.

Šta radi preduzeće, a šta računovođa

Finansijsko knjigovodstvo obuhvata glavnu knjigu, kontni plan, poreske prijave, obračun zarada i završni račun, a u većini malih preduzeća vodi ga računovođa ili knjigovodstvena agencija. Operativna evidencija je sloj ispod toga.

Posao	Ko ga obično radi?
Stanje kupaca i dobavljača, fakture, naplate	Vaš tim
Rokovi dospijeća, čekovi i mjenice, kartice kupaca	Vaš tim
Glavna knjiga, poreske prijave, zarade, završni račun	Računovođa
Zakonske obaveze poput fiskalizacije i e-faktura	Dogovarate sa računovođom

Konta kupaca i dobavljača

Svaki kupac i svaki dobavljač ima svoj konto. Saldo prati jednostavnu logiku: fakture povećavaju dug, uplate ga smanjuju. Da biste konta dobro postavili:

• Upišite pun naziv, PIB i kontakt podatke.
• Odredite podrazumijevani rok plaćanja. Ako kupac plaća u roku od 30 dana, svaka faktura treba automatski da dobije tačan datum dospijeća.
• Postavite kreditni limit gdje ima smisla. Kad prije sljedeće narudžbe vidite da je kupac prešao limit, problem hvatate na vrijeme.
• Počnite od početnog stanja. Ako prelazite usred godine, saldo svakog konta unesite jednom, na određeni datum.

Fakture: nacrt, izdavanje, storno – nikad brisanje

Najčešća greška je „ispravljanje“ izdate fakture brisanjem i ponovnim kreiranjem. Tako u numeraciji nastaju rupe, a stare brojke postaje teško provjeriti. Uredan postupak izgleda ovako:

• Faktura se priprema stavku po stavku kao nacrt; osnovica, PDV i ukupan iznos računaju se na jednom mjestu.
• Provjerena faktura se izdaje i dobija broj; iznosi se nakon toga ne mijenjaju.
• Ako postoji greška, faktura se stornira uz obrazloženje i izdaje se ispravna. Zapis i broj ostaju, trag je potpun.

Naplata i plaćanja

Svaka uplata utiče na dva konta: konto kupca ili dobavljača i konto blagajne ili banke kroz koji novac prolazi.

• Uplatu povežite sa fakturom kad god možete. Tako se odmah vidi koje su fakture otvorene, a koje djelimično plaćene.
• Novac primljen prije fakture je avans na kontu kupca; povezivanje slijedi kasnije.
• Uvijek upišite način plaćanja: gotovina, bankarski transfer, kartica, ček ili mjenica.
• Pogrešnu uplatu stornirajte i unesite ispravnu, umjesto da prepravljate istoriju.

Čekovi i mjenice: nije novac dok ne dospije

U našem poslovanju mjenica se najčešće daje kao sredstvo obezbjeđenja plaćanja, a čekovi su rjeđi. U radu sa partnerima iz Turske ili sa Bliskog istoka odloženi čekovi i mjenice su, međutim, svakodnevica. Kad god ih primate kao plaćanje, važi jedno pravilo: dokument kojem nije došao rok nije novac u blagajni.

• Evidentirajte ga na dan prijema, sa datumom dospijeća.
• Vodite ga u portfelju koji se ne računa u stanje blagajne ili banke.
• Svake sedmice pregledajte listu sortiranu po dospijeću.
• U blagajnu ili banku knjižite ga tek na dan dospijeća.

Kartica konta, IOS i starosna struktura

Kartica konta prikazuje sve promjene jednog kupca ili dobavljača u periodu, sa tekućim saldom. Na osnovu nje se radi usaglašavanje stanja (IOS) sa poslovnim partnerom: obje strane uporede evidencije i razjasne razlike stavku po stavku.

Starosna struktura potraživanja grupiše otvorene stavke po kašnjenju, na primjer: nije dospjelo, 1–30 dana, 31–60, 61–90 i starije. Pokazuje koga prvo treba pozvati.

Novčani tok na vrijeme

Nije vam potreban složen model. Svake sedmice stavite jedno pored drugog četiri stavke:

1. Današnje stanje blagajne i banke
2. Potraživanja po dospijeću
3. Obaveze prema dobavljačima po dospijeću
4. Čekove i mjenice u portfelju po dospijeću

Tako prije kraja mjeseca znate hoće li plate i obaveze prema dobavljačima biti pokrivene.

Kada je vrijeme za poseban alat?

Za nekoliko kupaca dovoljna je tabela. Vrijeme je za alat kad računovođu morate pitati za saldo kupca, kad rokovi dospijeća stoje u svesci, kad zbog djelimičnih uplata nije jasno koje su fakture otvorene ili kad prodaja prima narudžbe ne znajući koliko kupac duguje. Takav alat ne zamjenjuje knjigovodstveni softver ni računovođu, ali predaju podataka na kraju mjeseca čini bržom i urednijom.

Kako to radi VOLTR

ERP modul u VOLTR-u fokusiran je na ovaj operativni sloj:

• Konta: kupci, dobavljači, blagajna i banka u jednoj listi. Podrazumijevani rok plaćanja određuje datum dospijeća faktura, konto koji pređe kreditni limit se označava (prodaja se ne blokira), a svako konto jednom dobija početno stanje.
• Fakture: izlazne i ulazne, sa stavkama; pripremaju se kao nacrt, zatim se izdaju ili storniraju uz obrazloženje. Izdata faktura se nikad ne briše, a faktura sa evidentiranom naplatom ne može se stornirati. Dospjele izlazne fakture su posebno označene.
• Naplate i plaćanja: gotovina, bankarski transfer, kreditna kartica, ček i mjenica. Povezivanje sa fakturom nije obavezno; preplata postaje avans.
• Čekovi i mjenice evidentiraju se na dan prijema. Dok ne dospiju, vode se u portfelju i ne utiču na stanje, a dio za blagajnu knjiži se automatski na dan dospijeća.
• Kartica konta sa tekućim saldom i pregledom perioda, može se odštampati iz pretraživača.
• Izvještaji: starosna struktura, naplata, blagajna i banka.
• Veza sa CRM-om: konto se može povezati sa kompanijom iz CRM-a, pa se prodaja i naplata prate na jednoj platformi.

Poslovne knjige, poreske prijave, fiskalizacija i e-fakture ostaju u nadležnosti vašeg računovođe.

Često postavljana pitanja

Da li je ovo isto što i knjigovodstvo?

To je njegov svakodnevni dio: evidencija faktura, uplata i salda. Finansijsko knjigovodstvo i poreske prijave oslanjaju se na te podatke.

Treba li mi i dalje računovođa?

Da. Ovakav alat vama i računovođi daje uredne, ažurne podatke; zakonske i poreske obaveze ostaju njegova oblast.

Kako evidentirati mjenicu sa kasnijim dospijećem?

Na dan prijema, u portfelju, sa datumom dospijeća; u blagajnu ili banku ulazi tek kad dospije.

Mogu li da počnem usred godine?

Možete. Za svako konto unesite početno stanje na određeni datum i od tada evidentirajte nove promjene.

Da biste salda, fakture i naplatu vidjeli na jednom mjestu, otvorite besplatan VOLTR nalog i dodajte ERP iz odjeljka Pretplata u aplikaciji. Cijene modula su na stranici sa cijenama.