Vorbuchhaltung für KMU: Offene Posten, Rechnungen, Liquidität

Vorbuchhaltung heißt, die laufenden Geschäftsvorfälle eines Unternehmens zeitnah zu erfassen: Kunden- und Lieferantenkonten, Rechnungen, Zahlungsein- und -ausgänge, Kasse und Bank sowie die Fälligkeiten von Schecks und Wechseln. Gut geführt, beantwortet sie jederzeit drei Fragen: Wer schuldet uns Geld? Wem schulden wir Geld? Und wie viel Liquidität haben wir in den nächsten Wochen? Sie ersetzt weder Ihren Steuerberater noch die Finanzbuchhaltung, liefert beiden aber saubere, aktuelle Daten.

Vorbuchhaltung und Finanzbuchhaltung: Wer macht was?

Die Finanzbuchhaltung umfasst Hauptbuch, Kontenrahmen, Steuererklärungen, Lohnabrechnung und Jahresabschluss; in vielen KMU übernimmt sie der Steuerberater. Die Vorbuchhaltung ist die operative Ebene davor.

Aufgabe	Wer übernimmt das meist?
Salden von Debitoren und Kreditoren, Rechnungen, Zahlungseingänge	Ihr Team (Vorbuchhaltung)
Fälligkeiten, Schecks und Wechsel, Kontoauszüge für Kunden	Ihr Team (Vorbuchhaltung)
Hauptbuch, Steuererklärungen, Lohnabrechnung, Jahresabschluss	Steuerberater bzw. Finanzbuchhaltung
Vorgaben an Rechnungen und Buchführung, etwa zur E-Rechnung	Mit Ihrem Steuerberater abstimmen

Debitoren und Kreditoren: die Grundlage

Jeder Kunde und jeder Lieferant bekommt ein eigenes Konto. Der Saldo folgt einer einfachen Logik: Rechnungen erhöhen die offene Forderung, Zahlungen verringern sie. So richten Sie Konten sinnvoll ein:

• Firmenname, Steuernummer bzw. USt-IdNr. und Kontaktdaten vollständig erfassen.
• Ein Standard-Zahlungsziel hinterlegen. Zahlt ein Kunde mit 30 Tagen Ziel, sollte jede Rechnung automatisch das richtige Fälligkeitsdatum erhalten.
• Ein Kreditlimit setzen, wo es sinnvoll ist. Wer vor dem nächsten Auftrag sieht, dass ein Kunde über seinem Limit liegt, erkennt Probleme früh.
• Mit Eröffnungssalden starten. Steigen Sie im laufenden Jahr ein, erfassen Sie den Saldo jedes Kontos einmal zu einem Stichtag.

Rechnungen: Entwurf, ausstellen, stornieren – nie löschen

Der häufigste Fehler: eine ausgestellte Rechnung „korrigieren“, indem man sie löscht und neu anlegt. Das reißt Lücken in die Nummernfolge und macht alte Zahlen schwer nachprüfbar. Ein sauberer Ablauf:

• Die Rechnung wird positionsweise als Entwurf vorbereitet; Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag werden an einer Stelle berechnet.
• Geprüft wird sie ausgestellt und erhält ihre Nummer; die Beträge ändern sich danach nicht mehr.
• Ist etwas falsch, wird sie mit Begründung storniert und korrekt neu ausgestellt. Datensatz und Nummer bleiben erhalten, die Spur ist lückenlos.

Zahlungsein- und -ausgänge

Jede Zahlung betrifft zwei Konten: das des Kunden oder Lieferanten und das Kassen- oder Bankkonto, über das das Geld fließt.

• Zahlungen den Rechnungen zuordnen, wo möglich. So sind offene und teilbezahlte Posten sofort sichtbar.
• Geld, das vor der Rechnung eingeht, ist eine Anzahlung auf dem Konto; die Zuordnung folgt später.
• Immer die Zahlungsart erfassen: bar, Überweisung, Karte, Scheck oder Wechsel.
• Eine falsche Zahlung stornieren und richtig neu erfassen, statt die Historie zu überschreiben.

Schecks und Wechsel: erst bei Fälligkeit Liquidität

In Deutschland spielen Schecks und Wechsel im Alltag kaum noch eine Rolle. Im Handel mit Partnern etwa aus der Türkei oder dem Nahen Osten begegnen Ihnen vordatierte Schecks und Wechsel aber durchaus. Dann gilt: Ein noch nicht fälliges Papier ist keine Liquidität.

• Erfassen Sie das Papier am Tag des Eingangs mit seinem Fälligkeitsdatum.
• Führen Sie es in einem Portfolio, das nicht in den Kassen- oder Banksaldo einfließt.
• Prüfen Sie wöchentlich die nach Fälligkeit sortierte Liste.
• Buchen Sie es erst am Fälligkeitstag auf Kasse oder Bank.

Zahlen Ihre Kunden nur per Überweisung oder Karte, gilt dasselbe Prinzip für jede vereinbarte künftige Zahlung, etwa Ratenpläne: Datum verfolgen, nicht vorab mitzählen.

Kontoauszug und Fälligkeitsbericht

Der Kontoauszug eines Debitors oder Kreditors listet alle Bewegungen in einem Zeitraum mit laufendem Saldo. Er ist der einfachste Weg zur Saldenabstimmung mit einem Kunden oder Lieferanten und zeigt, woher eine Differenz kommt.

Der Fälligkeitsbericht (Altersstruktur der offenen Posten) gruppiert Forderungen nach Überfälligkeit, etwa: noch nicht fällig, 1–30 Tage, 31–60, 61–90 und älter. Er zeigt, bei wem Sie zuerst nachfassen sollten.

Liquidität im Blick

Ein kompliziertes Modell ist nicht nötig. Legen Sie jede Woche vier Größen nebeneinander:

1. Heutige Kassen- und Bankbestände
2. Forderungen nach Fälligkeit
3. Verbindlichkeiten nach Fälligkeit
4. Schecks und Wechsel im Portfolio nach Fälligkeit

So wissen Sie vor dem Monatsende, ob Gehälter und Lieferantenzahlungen gedeckt sind.

Wann lohnt sich ein eigenes Werkzeug?

Für eine Handvoll Kunden reicht eine Tabelle. Zeit für ein Werkzeug ist es, wenn Sie Ihren Steuerberater nach dem Saldo eines Kunden fragen müssen, Fälligkeiten in einem Notizbuch stehen, Teilzahlungen unklar machen, welche Rechnungen offen sind, oder der Vertrieb Aufträge annimmt, ohne die offenen Posten des Kunden zu kennen. Eine Lösung für die Vorbuchhaltung ersetzt weder Buchhaltungssoftware noch Steuerberater, macht die Übergabe zum Monatsende aber schneller und sauberer.

So setzt VOLTR das um

Das ERP-Modul von VOLTR konzentriert sich auf diese operative Ebene:

• Konten: Kunden-, Lieferanten-, Kassen- und Bankkonten in einer Liste. Das Standard-Zahlungsziel bestimmt das Fälligkeitsdatum der Rechnungen, ein Konto über seinem Kreditlimit wird markiert, ohne den Verkauf zu sperren, und jedes Konto erhält einmal einen Eröffnungssaldo.
• Rechnungen: Aus- und Eingangsrechnungen mit Positionen, als Entwurf vorbereitet und dann ausgestellt oder mit Begründung storniert. Eine ausgestellte Rechnung wird nie gelöscht, eine Rechnung mit Zahlungseingängen kann nicht storniert werden. Überfällige Ausgangsrechnungen werden markiert.
• Ein- und Auszahlungen: bar, Überweisung, Kreditkarte, Scheck und Wechsel. Die Zuordnung zu einer Rechnung ist optional; eine Überzahlung wird zur Anzahlung.
• Schecks und Wechsel werden am Tag des Eingangs erfasst. Noch nicht fällige Papiere stehen im Portfolio und beeinflussen den Saldo nicht; der Kassenteil wird am Fälligkeitstag automatisch gebucht.
• Kontoauszüge mit laufendem Saldo und Periodenübersicht, im Browser druckbar.
• Berichte: Fälligkeiten, Zahlungseingänge sowie Kasse und Bank.
• Verbindung zum CRM: Ein Konto lässt sich mit dem Firmendatensatz im CRM verknüpfen, sodass Vertrieb und Zahlungseingänge auf einer Plattform laufen.

Finanzbuchhaltung, Steuererklärungen und Vorgaben zur E-Rechnung bleiben Sache Ihres Steuerberaters.

Häufig gestellte Fragen

Ist Vorbuchhaltung dasselbe wie Buchhaltung?

Sie ist der tägliche Teil davon: Rechnungen, Zahlungen und Salden erfassen. Finanzbuchhaltung und Steuererklärungen bauen auf diesen Daten auf.

Brauche ich dann noch einen Steuerberater?

Ja. Die Vorbuchhaltung liefert Ihnen und Ihrem Steuerberater saubere, aktuelle Daten; rechtliche und steuerliche Pflichten bleiben sein Fachgebiet.

Wie erfasse ich einen Wechsel mit späterer Fälligkeit?

Am Tag des Eingangs im Portfolio, mit Fälligkeitsdatum. In Kasse oder Bank fließt er erst am Fälligkeitstag.

Kann ich mitten im Jahr starten?

Ja. Erfassen Sie für jedes Konto einen Eröffnungssaldo zu einem Stichtag und buchen Sie ab dann alle neuen Vorgänge.

Um Salden, Rechnungen und Zahlungseingänge an einem Ort zu sehen, eröffnen Sie ein kostenloses VOLTR-Konto und fügen Sie das ERP im Bereich Abonnement der App hinzu. Die Modulpreise finden Sie auf der Preisseite.