Pré-comptabilité en PME : factures, créances et trésorerie

La pré-comptabilité consiste à enregistrer au fil de l'eau les opérations courantes de l'entreprise : comptes clients et fournisseurs, factures, encaissements et paiements, mouvements de caisse et de banque, échéances des chèques et des effets. Bien tenue, elle répond à tout moment à trois questions : qui me doit de l'argent, à qui j'en dois, et quelle trésorerie aurai-je dans les semaines à venir ? Elle ne remplace pas votre expert-comptable ; elle lui fournit, comme à vous, des données propres et à jour.

Pré-comptabilité et comptabilité : qui fait quoi ?

La comptabilité générale (grand livre, déclarations fiscales, paie, comptes annuels) est le plus souvent confiée à un expert-comptable. La pré-comptabilité est la couche opérationnelle en amont.

Tâche	Qui s'en charge en général ?
Soldes clients et fournisseurs, factures, encaissements	Votre équipe (pré-comptabilité)
Échéances, chèques et effets, relevés clients	Votre équipe (pré-comptabilité)
Grand livre, déclarations fiscales, paie, comptes annuels	Votre expert-comptable
Obligations de facturation, dont la facturation électronique	À voir avec votre expert-comptable

Les comptes clients et fournisseurs

Chaque client et chaque fournisseur a son compte de tiers. Le solde suit une logique simple : les factures augmentent ce qui est dû, les règlements le diminuent. Pour bien les paramétrer :

• Renseignez la raison sociale, l'identifiant fiscal et les coordonnées de façon complète.
• Définissez un délai de paiement par défaut. Pour un client réglé à 30 jours, chaque facture doit recevoir automatiquement la bonne échéance.
• Fixez un plafond d'encours quand c'est pertinent. Voir qu'un client l'a dépassé avant de prendre la commande suivante évite les mauvaises surprises.
• Partez de soldes d'ouverture. Si vous démarrez en cours d'année, saisissez une fois le solde de chaque compte à une date donnée.

Factures : brouillon, émission, annulation, jamais de suppression

L'erreur la plus fréquente consiste à « corriger » une facture émise en la supprimant pour la refaire, ce qui crée des trous dans la numérotation. Un processus sain :

• La facture est préparée ligne par ligne en brouillon ; sous-total, TVA et total sont calculés à un seul endroit.
• Une fois vérifiée, elle est émise et reçoit son numéro ; ses montants ne changent plus.
• En cas d'erreur, elle est annulée avec un motif, puis une facture correcte est établie. L'écriture et le numéro restent : la piste d'audit est intacte.

Les règles de facturation applicables (mentions, avoirs, facture électronique) se valident avec votre expert-comptable.

Encaissements et paiements

Chaque règlement touche deux comptes : celui du client ou du fournisseur, et le compte de caisse ou de banque par lequel passe l'argent.

• Rattachez les règlements aux factures quand c'est possible : factures ouvertes et partiellement réglées deviennent évidentes.
• Un versement reçu avant facture est un acompte sur le compte du client ; le lettrage se fait ensuite.
• Notez toujours le moyen de paiement : espèces, virement, carte, chèque ou effet.
• Pour corriger un règlement, annulez-le et saisissez le bon plutôt que de réécrire l'historique.

Chèques et effets : pas de trésorerie avant l'échéance

Le chèque reste un moyen de paiement courant en France, et certains secteurs utilisent encore la lettre de change relevé (LCR) ou le billet à ordre. Dans les échanges avec la Turquie ou le Moyen-Orient, les chèques postdatés sont monnaie courante. Une règle s'impose : un effet non échu, ou un chèque pas encore encaissé, n'est pas de la trésorerie.

• Enregistrez le titre le jour de sa réception, avec son échéance.
• Conservez-le dans un portefeuille qui ne compte pas dans votre solde de trésorerie.
• Passez chaque semaine en revue la liste triée par échéance.
• Comptabilisez-le en caisse ou en banque à l'échéance.

Relevé de compte et balance âgée

Le relevé de compte liste tous les mouvements d'un tiers sur une période, avec le solde progressif. C'est le moyen le plus simple de rapprocher les soldes avec un client ou un fournisseur et de trouver l'origine d'un écart.

La balance âgée regroupe les créances ouvertes selon leur retard, par exemple : non échues, 1 à 30 jours, 31 à 60, 61 à 90 et au-delà. Elle indique qui relancer en premier.

Voir venir sa trésorerie

Pas besoin d'un modèle complexe. Chaque semaine, mettez côte à côte quatre éléments :

1. Les soldes de caisse et de banque du jour
2. Les créances clients par échéance
3. Les dettes fournisseurs par échéance
4. Les chèques et effets en portefeuille par échéance

Vous saurez avant la fin du mois si les salaires et les règlements fournisseurs sont couverts.

Quand passer à un outil dédié ?

Un tableur suffit pour quelques clients. Passez à un outil quand vous devez demander à votre comptable le solde d'un client, que les échéances tiennent dans un carnet ou que les commerciaux prennent des commandes sans connaître l'encours du client. Un outil de pré-comptabilité ne remplace ni le logiciel comptable ni l'expert-comptable, mais il rend la transmission de fin de mois plus rapide et plus fiable.

Comment VOLTR s'y prend

Le module ERP de VOLTR se concentre sur cette couche opérationnelle :

• Comptes : clients, fournisseurs, caisse et banque dans une seule liste. Le délai de paiement par défaut fixe l'échéance des factures, un compte qui dépasse son plafond est signalé sans bloquer la vente, et chaque compte reçoit un solde d'ouverture.
• Factures de vente et d'achat, ligne par ligne : brouillon, puis émission, ou annulation avec motif. Une facture émise n'est jamais supprimée et une facture comportant des encaissements ne peut pas être annulée. Les factures de vente échues sont signalées.
• Encaissements et paiements : espèces, virement, carte bancaire, chèque et billet à ordre. Le rattachement à une facture est facultatif ; un trop-perçu devient un acompte.
• Chèques et effets enregistrés le jour de leur réception : non échus, ils restent en portefeuille sans affecter le solde, et la contrepartie en trésorerie est passée automatiquement à l'échéance.
• Relevé de compte avec solde progressif et synthèse de la période, imprimable depuis le navigateur.
• Rapports : balance âgée, encaissements et trésorerie.
• Lien avec le CRM : un compte peut être lié à la fiche société du CRM, pour suivre ventes et encaissements sur la même plateforme.

La tenue de la comptabilité, les déclarations et les obligations de facturation électronique restent du ressort de votre expert-comptable.

Questions fréquentes

La pré-comptabilité, est-ce déjà de la comptabilité ?

C'en est la partie quotidienne : enregistrer factures, règlements et soldes. La comptabilité générale et les déclarations s'appuient sur ces données.

Ai-je encore besoin d'un expert-comptable ?

Oui. Un outil de pré-comptabilité vous donne, à vous comme à lui, des données propres et à jour ; les obligations légales et fiscales restent son domaine.

Comment enregistrer un effet à échéance ?

Le jour de sa réception, dans un portefeuille, avec son échéance ; il n'entre en trésorerie qu'à la date prévue.

Peut-on démarrer en cours d'année ?

Oui : saisissez un solde d'ouverture daté pour chaque compte, puis enregistrez les nouvelles opérations à partir de là.

Pour voir soldes, factures et encaissements au même endroit, créez votre compte VOLTR gratuit et ajoutez l'ERP depuis la section Abonnement de l'application. Les prix des modules figurent sur la page tarifs.